Il percorso ISO 9001 di Wayla con Complaion

Wayla è una società giovane e dinamica di trasporti con sede a Milano, nata per offrire un servizio di van pooling urbano serale.
L’obiettivo è fornire a chi non ha la possibilità di muoversi la sera una soluzione sostenibile, sicura e condivisa per spostarsi in città.

Circa metà della flotta è elettrica e il servizio promuove la condivisione delle corse tra persone che compiono lo stesso tragitto, riducendo traffico ed emissioni.
Tutti i passeggeri sono utenti registrati e il servizio, essendo privato, garantisce standard elevati di qualità e sicurezza a bordo.

Wayla rappresenta anche un’alternativa più economica e meno stressante rispetto all’uso dell’auto privata: niente guida nel traffico, nessuna ricerca di parcheggio e un risparmio spesso paragonabile al costo di una corsa andata e ritorno.
Per sostenere la propria crescita e strutturare i processi interni, l’azienda ha intrapreso con Complaion il percorso verso la certificazione ISO 9001, obbligatoria nel settore dei trasporti oltre i nove veicoli.

Abbiamo parlato con Michele Quagliata, Co-founder & CLO di Wayla, di come Complaion li abbia guidati nel percorso di certificazione ISO 9001, accompagnandoli verso una crescita strutturata e consapevole.
In poche settimane, grazie alla piattaforma digitale e al supporto costante del team, Wayla ha ottenuto la certificazione, trasformando un adempimento normativo in un’occasione di miglioramento e organizzazione aziendale.

Quale tipo di certificazione vi serviva e quali sono state le sfide che avete incontrato?

Noi avevamo bisogno della certificazione ISO 9001.
Premesso che la ISO 9001 è una certificazione importante per valutare la qualità dei processi aziendali — e sarebbe consigliabile ottenerla a prescindere — nel nostro settore, quello dei trasporti, al superamento della soglia di nove mezzi diventa addirittura obbligatoria.
Quindi, per noi non c’era la possibilità di scegliere se o quando intraprendere questo percorso: nel momento in cui la crescita ci ha portato ad acquistare e mettere in servizio il decimo veicolo, abbiamo contestualmente avviato la ricerca di una modalità per ottenere la certificazione ISO 9001.
Mi sono occupato personalmente della gestione del processo di certificazione.
Pur non avendo esperienza diretta in questo ambito, mi sono documentato e confrontato con chi aveva già seguito iter simili in altre realtà.
Dopo un’attenta valutazione delle alternative disponibili, abbiamo individuato in Complaion il partner più adatto per accompagnarci nel percorso verso la ISO 9001.

Come mai avete scelto Complaion?

Abbiamo valutato diversi elementi.
Innanzitutto, la piattaforma online che ci è stata presentata ci è sembrata subito molto utile e intuitiva — e si è poi rivelata davvero efficace — rispetto a una raccolta di documentazione gestita con metodi meno strutturati.
Un altro aspetto importante è stata la possibilità di scegliere l’ente certificatore, valutando se fosse o meno accreditato da Accredia e se fosse specializzato nel settore dei trasporti.
Infine, un fattore decisivo è stata la garanzia sui tempi di rilascio: essendo per noi la ISO 9001 un obbligo normativo, avevamo la necessità di completare il percorso in tempi rapidi, senza rallentare le attività aziendali.

Quali sono le sfide che avete affrontato nell’ottenere la certificazione?

Le sfide principali sono state legate soprattutto al fatto che siamo un’azienda molto giovane: il servizio è partito a ottobre 2024, quindi abbiamo iniziato il percorso di certificazione a meno di un anno dalla nascita dell’impresa.
Molti processi — per usare la terminologia della certificazione — non erano ancora stati formalizzati, perché non li avevamo ancora affrontati o erano in continua evoluzione.
Per esempio, il processo di gestione delle assunzioni è cambiato più volte da quando siamo operativi.
Ci siamo quindi trovati in una situazione in cui diversi elementi, poi valutati dall’ente di certificazione, partivano da una base ancora inesistente, informale o solo abbozzata.
In questo senso, la piattaforma di Complaion è stata davvero utile: grazie ai modelli, ai draft e ai mockup messi a disposizione, siamo riusciti a capire con chiarezza cosa veniva richiesto e a costruire passo dopo passo tutta la documentazione necessaria per il processo di audit.

Secondo te, qual è stato l’aspetto che all’inizio faceva più paura in questo percorso?

Forse la difficoltà principale, all’inizio, era non sapere quanto lavoro avrebbe richiesto.
L’obiettivo — sia per noi che per Complaion — era ottenere la certificazione senza trasformarla in un impegno ingestibile, perché non abbiamo un ufficio qualità né una figura dedicata esclusivamente alla certificazione.
Quindi era importante capire quanto tempo ci avrebbe portato via e quanto fosse complesso il percorso.
In realtà, poi, è stato tutto molto più semplice del previsto: la piattaforma è strutturata in modo chiaro, ti permette di procedere con calma, per step, e soprattutto offre un supporto costante da parte del team di Complaion, che rende il tutto molto più gestibile.

E invece, in tutto questo, cosa hai trovato più utile, più efficace o che ti ha semplificato di più la vita?

La piattaforma software, semplice e intuitiva, e la possibilità di contare su un supporto costante da parte del team di Complaion, composto da persone competenti e sempre disponibili, hanno reso il processo efficace e agile.

Quanto ci avete messo, più o meno, da quando avete iniziato fino all’ottenimento della certificazione?

Abbiamo iniziato il percorso a inizio maggio e ottenuto la certificazione a fine giugno, quindi in meno di 8 settimane lavorative — un tempo che considero davvero ottimo, soprattutto trattandosi della nostra prima certificazione.
Alcuni passaggi sono stati più rapidi grazie alla nostra buona organizzazione interna, ma senza dubbio la struttura e il supporto offerti dalla piattaforma hanno fatto la differenza: ci hanno permesso di gestire tutto in modo chiaro, ordinato e senza perdite di tempo.

In generale, come descriveresti la tua esperienza con Complaion?

Tutto è stato chiaro, ordinato e sempre gestibile.
La disponibilità del team è stata eccellente e, per noi, la collaborazione con Complaion è stata davvero utile anche per capire come strutturare meglio l’azienda.
Non l’ho vissuta come un percorso burocratico, ma come un’occasione per mettere ordine nei processi e migliorare il nostro modo di lavorare.