Intro a ISO 9001: il Sistema di Gestione per la Qualità (SGQ)

Il contesto attuale e la certificazione ISO 9001:

Nel contesto economico odierno, la richiesta da parte del mercato, inteso come ecosistema di aziende, ha portato ad un'evoluzione delle richieste che questo pone alle realtà che ne fanno parte. Il trend riscontrabile, in Italia in particolare, è quello di richieste di standard sempre più elevati di affidabilità, trasparenza, qualità e capacità di garantire processi sotto controllo. Questo sia per aziende che producono un output fisico o digitale sia per aziende che forniscono un qualsivoglia servizio.

In questo contesto, la certificazione ISO 9001 ricopre il ruolo di uno strumento ormai essenziale per dare alle aziende la possibilità di poter rispondere a questa necessità.

Probabilmente negli scorsi decenni, la certificazione ISO 9001 veniva vista come una formalità necessaria. Necessaria perché il suo inserimento in brochure aziendali e all’interno del proprio sito poteva svolgere il ruolo di facilitatore nel risparmiare controlli e dare la parvenza di quell’aspetto qualitativo.
Oggi però questo trend formale si è evoluto, dando prova che la certificazione ISO 9001 è diventata una bussola portatrice di vantaggi concreti per le aziende.
Pensiamo alla possibilità di entrare all’interno di supply chain complesse (al cui interno non è possibile senza questa), la possibilità di poter partecipare a gare pubbliche (anche qui - senza la certificazione ISO 9001 molti bandi non sono accessibili) ed anche la possibilità di poter collaborare con clienti più strutturati (corporate e non solo) che la pongono come requisito necessario di qualifica per la valutazione di nuovi fornitori.
Queste però sono tutte conseguenze di quello che è il vero obiettivo e vantaggio concreto della certificazione ISO 9001: permettere di migliorarci, migliorando il nostro modo di lavorare, rendendolo più efficiente e strutturato.

La norma della certificazione ISO 9001 è riconosciuta a livello mondiale. Ad oggi, la certificazione ISO 9001 è senza dubbio lo standard di qualità più utilizzato in Europa (ma anche nel resto del mondo) per poter costruire un Sistema di Gestione per la Qualità (SGQ) che possa essere efficiente, solido e, soprattutto, efficace.

Un dato significativo ci viene fornito dall’ISO Survey del 2023: l’Italia si confermava al secondo posto a livello mondiale per numero di certificazioni ISO 9001 emesse, con quasi 100.000 certificazioni ISO 9001 all’attivo e in crescita costante. Davanti a noi solo la Cina, che ci superava di circa 30.000 certificazioni ISO 9001.

Il perché di questo numero è sicuramente un tema profondo e complesso ma che forse può essere considerato in maniera più semplice, almeno per le PMI.
Per le aziende, la certificazione ISO 9001 rappresenta un riferimento operativo chiaro che permette loro di ridurre sprechi ed errori, garantire un maggiore controllo sui loro processi e generare maggiore fiducia per clienti e fornitori.

In sintesi, nel contesto competitivo sempre più globalizzato che le PMI si trovano ad affrontare, strutturarsi tramite la certificazione ISO 9001, secondo quelli che sono i canoni del Sistema di Gestione per la Qualità (SGQ), può essere la differenza tra crescere e continuare a svilupparsi oppure rimanere fermi allo status quo, con tutte le conseguenze che questo comporta.

Ma cos'è esattamente la certificazione ISO 9001 e come supporta le aziende a livello pratico?

Partendo dalla basi, cos’è la certificazione ISO 9001? Innanzitutto, la certificazione ISO 9001 è una norma internazionale. Il suo scopo è definire quelle che sono considerate le basi per la costruzione di un sistema organizzativo orientato alla qualità (chiamato Sistema di Gestione per la Qualità - SGQ). Ma attenzione: “qualità” non si rifà solamente al prodotto finito che la nostra azienda offre o al servizio che eroghiamo. “Qualità” si rifà alla gestione efficace e completa della nostra azienda: il sistema comprende infatti tutti i processi che stanno dietro alla produzione o all’erogazione del nostro prodotto/servizio.

Cosa significa tutto ciò? Concretamente, dotare la nostra azienda di un Sistema di Gestione per la Qualità (SGQ) - e quindi di una certificazione ISO 9001 - vuol dire fornirle tutti i mezzi e la struttura per permetterle di lavorare con metodo.
Il metodo del Sistema di Gestione per la Qualità (SGQ) si traduce in una maggiore coerenza, controllo e chiarezza all’interno di tutti i processi che la rivestono e quindi all’interno dell’azienda stessa. La conseguenza: la riduzione di errori e problematiche che possono nascere quando non si segue un approccio che tiene in considerazioni quelle che sono le best practices.
L’obiettivo ultimo del Sistema di Gestione per la Qualità (SGQ) è valorizzare ogni passaggio ed aspetto operativo della nostra azienda. Insomma, il Sistema di Gestione per la Qualità (SGQ) e la certificazione ISO 9001 come un metodo per giungere ad una organizzazione qualitativa di tutti quelli che sono i nostri processi interni ed esterni.

Come già anticipato, si può pensare fallacemente che la certificazione ISO 9001 serva principalmente a grandi aziende o multinazionali. La realtà è che la certificazione ISO 9001 trova la sua migliore applicazione sulle PMI (dalle startup alle medie imprese) di qualsiasi settore, permettendo loro di acquisire una bussola per organizzarsi al meglio in qualsiasi momento di vita dell’azienda. Questa bussola (Sistema di Gestione per la Qualità - SGQ) ci fornisce uno strumento interno e delle linee guida che possano permetterci di prosperare.

Importante sottolineare che la certificazione ISO 9001 non ci dice cosa devi fare (ahimè non esistono regole auree che valgono sempre e comunque) ma ci aiuta nel decidere cosa ha senso fare rispetto a quelli che sono gli obiettivi della nostra impresa. Il Sistema di Gestione per la Qualità (SGQ) deve essere vestito sulla realtà ed è pensato per far evolvere gradualmente il modo in cui si lavora.

Ma quali sono i punti concreti della ISO 9001?

La certificazione ISO 9001, come abbiamo già anticipato, non è un’insieme di definizioni scarne, moduli, procedure e documenti fatti e finiti.

La norma della certificazione ISO 9001 è stata costruita con una visione chiara e delineata da quelli che sono i principi cardine da instaurare per costruire un’organizzazione la cui bussola punti verso la qualità. I principi su cui si basa sono molteplici ma concentriamoci sui 7 principali, i “pilastri della qualità” del Sistema di Gestione per la Qualità (SGQ):

1. Focus sul cliente – Si tratta di avere il cliente come vero e proprio centro di tutti i nostri ragionamenti: Cosa si aspettano i nostri clienti? Come si comportano? Cosa li soddisfa? Cosa li allontana? Strutturando il nostro Sistema di Gestione per la Qualità (SGQ) abbiamo come primo obiettivo il poter sempre garantire esperienze costanti, ben gestite ed in linea con le aspettative.

2. Leadership – Serve una direzione che non si limiti a coordinare, ma che trasmetta visione, obiettivi chiari e coerenza tra forma e sostanza. 

3. Coinvolgimento – Ognuno, nel proprio ruolo, può e deve contribuire al miglioramento. Capire e comprendere in maniera capillare i nostri processi ed attività è fondamentale. Per fare ciò il contributo dei nostri dipendenti è imprescindibile.

4. Gestione per processi – Le attività aziendali fanno parte di un unico flusso interconnesso. Conoscerle e mapparle, ci permette di poter individuare potenziali colli di bottiglia, ridondanze e problemi.

5. Miglioramento continuo – Non esiste un punto di arrivo. Miglioramento continuo significa saper e poter mettere in discussione quelli che sono i nostri processi e, alle volte, le nostre certezze e cercare margini di evoluzione, anche piccoli che siano. 

6. Decisioni basate su dati – Al mondo d’oggi più che mai, i dati sono la base di tutto. Le decisioni aziendali (non solo quelle critiche) devono basarsi su dati oggettivi e verificabili.

7. Gestione delle relazioni – La qualità non si ferma dentro la nostra azienda ma comprende tutto il circuito di stakeholders a noi connessi: i nostri fornitori, i nostri partners, etc.. Tutti contribuiscono al risultato finale. 

Questi sette pilastri costruiscono un riferimento pratico e concreto per ogni imprenditore che vuole costruire una struttura solida, capace di adattarsi e crescere nel tempo.
Il ruolo del Sistema di Gestione per la Qualità (SGQ) è di declinarli all’interno della nostra azienda, quello della certificazione ISO 9001 di certificare la buona riuscita di questa declinazione.

Ricapitolando, perché la mia azienda dovrebbe certificarsi con la certificazione ISO 9001?

I motivi per cui l’azienda dovrebbe considerare di certificarsi con la certificazione ISO 9001 sono molteplici e dipendono dal tipo di azienda e contesto in cui questa opera.
Ma, generalizzando, alcuni di questi possono essere applicati in maniera trasversale alla gran parte delle aziende che hanno deciso di intraprendere il percorso di certificazione ISO 9001 :

• Un maggiore livello di fiducia da parte dei nostri clienti e dei nostri partner: questo è particolarmente rilevante per chi opera in settori dove la qualità è un requisito di ingresso nelle filiere, nei bandi o nei rapporti commerciali con players strutturati.
  La certificazione ISO 9001 trasmette all’esterno un messaggio chiaro: l’azienda è affidabile, strutturata e guarda al futuro.
  
  
  

• Miglioramento dell’efficienza operativa e dei risultati: l’azienda che decide di adottare la certificazione ISO 9001 (e quindi il Sistema di Gestione per la Qualità - SGQ) lo fa con il fine di portare ordine, chiarezza, trasparenza e controllo al suo interno (e chiaramente all’interno dei propri processi).
  Concretamente questo si traduce in meno sprechi (meno tempo perso, meno errori ripetuti), una maggiore responsabilizzazione interna e più fiducia da parte di chi ci guarda dall’esterno (che siano i nostri clienti o i nostri fornitori).
  
  
  

• Accesso a nuove opportunità e posizionamento competitivo: basti pensare alla presenza della certificazione ISO 9001 come requisito nei bandi pubblici (a volte qualificante per punti aggiuntivi, a volte necessario anche solo per presentare la domanda), o come richiesta specifica nel processo di qualificazione da parte di clienti strutturati.
  
  
  

• Strutturazione e crescita con metodo: questo processo per un’azienda, è anche un’occasione per guardarsi allo specchio e studiarsi. Rivedere ruoli, chiarire responsabilità, mantenere ed investire su ciò che funziona e correggere ciò che invece non lo fa.

Non serve essere perfetti, serve avere criterio e metodo per poter guardarci allo specchio. Il Sistema di Gestione per la Qualità (SGQ) e la certificazione ISO 9001 ci offrono l’occhio critico necessario per poterlo fare.
(fonte fonte).

Come possiamo ottenere la certificazione ISO 9001 senza perdere mesi e risorse?

In passato, la certificazione ISO 9001 poteva richiedere diversi mesi di lavoro ed una grande quantità di attività e documentazione da gestire.
Questo senza considerare che non sempre un’azienda ha a disposizione figure tecniche e competenti da poter dedicare alle attività necessarie per implementare una certificazione ISO 9001. Oggi però la situazione è cambiata drasticamente, questo grazie anche all’evoluzione delle piattaforme tecnologiche e dell’approccio innovativo che queste possono apportare quando vengono applicate a questa tipologia di processi.

Un esempio concreto di declinazione di questa evoluzione è l’approccio adottato da noi di Complaion: combiniamo la nostra piattaforma che automatizza fino all’80% delle attività necessarie per l’ottenimento della certificazione ISO 9001 con un ISO Lead auditor certificato che guida l’azienda fino a certificazione (chiaramente con un approccio vestito ad hoc sull’azienda).

Questo approccio si tramuta in un’esperienza di certificazione ISO 9001 snella, rapida e soprattutto efficiente che, se confrontato con il classico consulente, ci permette di arrivare ad ottenimento del certificato più velocemente (settimane anziché mesi!) e riuscendo a dedicare meno ore e meno risorse nel processo, garantendo che le attività core della nostra azienda non vengano intaccate. Riuscendo in tutto questo ad aumentare anche il coinvolgimento del personale.

Il seguente grafico mostra nel dettaglio il processo adottato da Complaion nel percorso di certificazione ISO 9001:

Le fasi del processo saranno le seguenti:

1. Onboarding e personalizzazione processo: il vostro ISO Lead Auditor dedicato, supportato dalla nostra piattaforma, analizzerà la vostra realtà e personalizzerà l’implementazione.
   
   
   

2. Raccolta delle evidenze e delle informazioni: il nostro Consulente vi supporterà nel fornire tutte le informazioni e le evidenze che saranno necessarie per il raggiungimento della Conformità alla ISO 9001.
   
   
   

3. Personalizzazione controlli e analisi dei rischi: implementiamo ciò che serve, senza sovraccaricare la realtà di controlli non necessari.
   
   
   

4. Realizzazione del Sistema di Gestione per la Qualità (SGQ): scriveremo le procedure personalizzate e vestite per la vostra realtà, evitando di implementare requisiti non necessari.
   
   
   

5. Audit Interno: un nostro ISO Lead Auditor effettuerà l'Audit e produce i Report necessari per la ISO 9001.
   
   
   

Audit Esterno: nel giro di pochi giorni, verrà effettuato un Audit di Certificazione con l’ente di certificazione scelto, che poi rilascerà il certificato ISO 9001.