El camino ISO 9001 de Wayla con Complaion

Wayla es una empresa joven y dinámica de transporte con sede en Milán, nacida para ofrecer un servicio de van pooling urbano nocturno.
El objetivo es ofrecer a quienes no pueden moverse por la noche una solución sostenible, segura y compartida para desplazarse por la ciudad.

Aproximadamente la mitad de la flota es eléctrica y el servicio promueve la compartición de viajes entre personas que realizan el mismo trayecto, reduciendo tráfico y emisiones.
Todos los pasajeros son usuarios registrados y el servicio, al ser privado, garantiza altos estándares de calidad y seguridad a bordo.

Wayla también representa una alternativa más económica y menos estresante en comparación con el uso del coche privado: sin conducción en el tráfico, sin búsqueda de aparcamiento y un ahorro a menudo comparable al coste de un viaje de ida y vuelta.
Para apoyar su crecimiento y estructurar los procesos internos, la empresa ha emprendido con Complaion el camino hacia la certificación ISO 9001, obligatoria en el sector del transporte para más de nueve vehículos.

Hablamos con Michele Quagliata, Co-fundador y CLO de Wayla, sobre cómo Complaion los guió en el proceso de certificación ISO 9001, acompañándolos hacia un crecimiento estructurado y consciente.
En pocas semanas, gracias a la plataforma digital y el apoyo constante del equipo, Wayla obtuvo la certificación, transformando un requisito normativo en una oportunidad de mejora y organización empresarial.

¿Qué tipo de certificación necesitaban y cuáles fueron los desafíos que enfrentaron?

Necesitábamos la certificación ISO 9001.
Partiendo del hecho de que la ISO 9001 es una certificación importante para evaluar la calidad de los procesos empresariales —y sería recomendable obtenerla en cualquier caso— en nuestro sector, el del transporte, al superar el umbral de nueve vehículos se convierte incluso en obligatoria.
Por lo tanto, para nosotros no había posibilidad de elegir si o cuándo emprender este camino: en el momento en que el crecimiento nos llevó a adquirir y poner en servicio el décimo vehículo, iniciamos simultáneamente la búsqueda de un modo para obtener la certificación ISO 9001.
Me encargué personalmente de la gestión del proceso de certificación.
A pesar de no tener experiencia directa en este ámbito, me documenté y consulté con quienes ya habían seguido procesos similares en otras entidades.
Tras una cuidadosa evaluación de las alternativas disponibles, identificamos en Complaion al socio más adecuado para acompañarnos en el camino hacia la ISO 9001.

¿Por qué eligieron Complaion?

Evaluamos varios elementos.
En primer lugar, la plataforma en línea que nos presentaron nos pareció de inmediato muy útil e intuitiva —y resultó ser realmente efectiva— en comparación con una recopilación de documentación gestionada con métodos menos estructurados.
Otro aspecto importante fue la posibilidad de elegir la entidad certificadora, evaluando si estaba o no acreditada por Accredia y si estaba especializada en el sector del transporte.
Finalmente, un factor decisivo fue la garantía sobre los tiempos de liberación: siendo para nosotros la ISO 9001 un mandato normativo, necesitábamos completar el proceso rápidamente, sin ralentizar las actividades empresariales.

¿Cuáles son los desafíos que enfrentaron al obtener la certificación?

Los desafíos principales estuvieron relacionados sobre todo con el hecho de que somos una empresa muy joven: el servicio comenzó en octubre de 2024, por lo que iniciamos el proceso de certificación a menos de un año del nacimiento de la empresa.
Muchos procesos —para usar la terminología de la certificación— aún no estaban formalizados, porque no los habíamos enfrentado o estaban en continua evolución.
Por ejemplo, el proceso de gestión de contrataciones ha cambiado varias veces desde que estamos operativos.
Nos encontramos entonces en una situación en la que varios elementos, luego evaluados por la entidad de certificación, partían de una base aún inexistente, informal o solo esbozada.
En este sentido, la plataforma de Complaion fue realmente útil: gracias a los modelos, borradores y prototipos puestos a disposición, logramos entender claramente lo que se requería y construir paso a paso toda la documentación necesaria para el proceso de auditoría.

¿Según tú, cuál fue el aspecto que al principio daba más miedo en este proceso?

Quizás la principal dificultad, al principio, era no saber cuánto trabajo requeriría.
El objetivo —tanto para nosotros como para Complaion— era obtener la certificación sin transformarla en un compromiso inmanejable, porque no tenemos una oficina de calidad ni una figura dedicada exclusivamente a la certificación.
Por lo tanto, era importante entender cuánto tiempo nos llevaría y cuán complejo sería el proceso.
En realidad, luego, todo fue mucho más simple de lo previsto: la plataforma está estructurada de manera clara, te permite avanzar con calma, paso a paso, y sobre todo ofrece un apoyo constante por parte del equipo de Complaion, lo que hace que todo sea mucho más manejable.

Y en todo esto, ¿qué encontraste más útil, más efectivo o qué te facilitó más la vida?

La plataforma de software, sencilla e intuitiva, y la posibilidad de contar con un apoyo constante por parte del equipo de Complaion, compuesto por personas competentes y siempre disponibles, hicieron que el proceso fuera eficaz y ágil.

¿Cuánto tiempo les llevó, más o menos, desde que empezaron hasta la obtención de la certificación?

Comenzamos el proceso a principios de mayo y obtuvimos la certificación a finales de junio, es decir, en menos de 8 semanas laborales —un tiempo que considero realmente óptimo, sobre todo tratándose de nuestra primera certificación.
Algunos pasos fueron más rápidos gracias a nuestra buena organización interna, pero sin duda la estructura y el apoyo ofrecidos por la plataforma marcaron la diferencia: nos permitieron gestionar todo de manera clara, ordenada y sin pérdidas de tiempo.

En general, ¿cómo describirías tu experiencia con Complaion?

Todo fue claro, ordenado y siempre manejable.
La disponibilidad del equipo fue excelente y, para nosotros, la colaboración con Complaion fue realmente útil también para entender cómo estructurar mejor la empresa.
No lo viví como un proceso burocrático, sino como una oportunidad para organizar los procesos y mejorar nuestra manera de trabajar.