Come si svolge un audit qualità ISO 9001: fasi, controlli e documenti richiesti

L’audit per un Sistema di Gestione della Qualità è uno strumento fondamentale per verificare che un’organizzazione rispetti i requisiti della norma ISO 9001, il principale standard internazionale per i Sistemi di Gestione della Qualità (SGQ). Ma come si svolge un audit qualità? Ecco una guida chiara con un esempio pratico.

Cos’è un Audit Qualità?

Un audit qualità è un’attività sistematica, indipendente e documentata che verifica la conformità di un Sistema di Gestione ai requisiti della ISO 9001. Le tipologie principali sono:

• Audit interni / prima parte: svolti dall’organizzazione o da consulenti incaricati, mirati al monitoraggio e al miglioramento del sistema.

• Audit di seconda parte: condotti da clienti o parti interessate (es. qualifica fornitori).

• Audit di terza parte: svolti da organismi di certificazione accreditati (es. Accredia), e includono audit iniziali, di sorveglianza e di rinnovo.

Le fasi di un Audit Qualità ISO 9001

1. Pianificazione dell’Audit

• Obiettivo: definire lo scopo dell’audit, come “verificare la conformità alla ISO 9001” o “valutare l’efficacia del sistema”.

• Preparazione: l’auditor analizza documenti chiave come Politica Qualità, procedure, registri ed evidenze.

• Piano di audit: vengono stabiliti processi da verificare, tempistiche e aree critiche.

2. Apertura dell’Audit

• Riunione iniziale: l’auditor incontra il management per presentare obiettivi, metodo e programma dell’audit, chiarendo eventuali dubbi.

3. Esecuzione dell’Audit

Durante questa fase l’auditor raccoglie evidenze tramite:

• interviste al personale

• osservazioni dirette

• analisi di documenti e registrazioni
  Esempi di verifiche tipiche:

• controllo procedure per la gestione dei reclami

• verifica della tracciabilità dei prodotti o servizi

• analisi dei risultati dei controlli interni

• gestione delle azioni correttive
  Focus sui requisiti ISO 9001:

• leadership e impegno della direzione

• pianificazione e gestione dei rischi

• controllo dei processi operativi

• monitoraggio e misurazione delle prestazioni

4. Chiusura dell’Audit

• Riunione finale: l’auditor presenta i risultati, evidenzia punti di forza ed eventuali non conformità.

• Piano d’azione: si discutono le azioni da implementare.

5. Rapporto di Audit

Il rapporto include:

• evidenze raccolte

• non conformità identificate

• opportunità di miglioramento

• valutazione complessiva del sistema
  L’organizzazione deve implementare le azioni correttive necessarie.

Esempio pratico: audit sul processo di gestione reclami

Immaginiamo un’azienda elettronica che affronta un audit ISO 9001.
Come procede l’auditor:

• Intervista: il responsabile clienti spiega la gestione dei reclami.

• Verifica: controllo del software e delle azioni registrate.

• Documentazione: analisi di un campione di reclami per verificare l’applicazione corretta delle procedure.

• Conclusione: se il processo è conforme, viene registrato come tale; altrimenti viene emessa una non conformità o osservazione.

Perché l’Audit Qualità è importante

L’audit permette di:

• identificare aree di miglioramento

• prevenire problemi futuri

• dimostrare l’impegno dell’azienda verso qualità e soddisfazione del cliente
  È un passaggio strategico, non solo un requisito formale.

Conclusione

Un audit qualità ISO 9001 è un processo strutturato che aiuta un’organizzazione a garantire conformità e miglioramento continuo. Prepararsi con consapevolezza trasforma l’audit da semplice adempimento a un’opportunità concreta di crescita.
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